Büromiete warm, kalt oder all-in? Nebenkosten verständlich erklärt

Die Kaltmiete ist der Preis für die reine Fläche, die Warmmiete enthält zusätzlich Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten, und bei einer All-in-Miete sind Nebenkosten und meist auch Strom, Internet und Möblierung in einem festen Monatspreis gebündelt. Welche Nebenkosten Sie bei einer Büromiete tragen, bestimmt der Mietvertrag – ohne entsprechende Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten.

Dieser Ratgeber erklärt die Begriffe, zeigt, welche Kosten bei Gewerbemietverträgen umgelegt werden können, und liefert eine Checkliste, mit der Sie unterschiedlich aufgebaute Angebote auf einen Nenner bringen.

Kaltmiete, Warmmiete, All-in: Was steckt in welchem Preis?

Büroangebote nennen ihre Preise auf sehr verschiedene Weise. Die Tabelle zeigt, was hinter den gängigen Angaben steckt:

Warum „warm“ bei Büros nicht eindeutig ist

„Warmmiete“ ist kein gesetzlich definierter Begriff. In Wohnungsanzeigen meint er meist die Kaltmiete plus sämtliche Nebenkostenvorauszahlungen. Bei Büroangeboten wird er uneinheitlich verwendet: Mal ist nur die Heizung gemeint, mal sind es alle Betriebskosten, gelegentlich auch der Strom. Fragen Sie deshalb nach, welche Positionen in einer angegebenen Warmmiete konkret enthalten sind.

Vorauszahlung oder Pauschale – der entscheidende Unterschied

Auch in einer Warmmiete ist der Nebenkostenanteil in aller Regel nur eine Vorauszahlung. Nach dem Abrechnungszeitraum stellt der Vermieter die tatsächlichen Kosten gegenüber, und Sie zahlen nach oder erhalten ein Guthaben. Eine Pauschale wird dagegen nicht abgerechnet: Steigen die Kosten, trägt der Vermieter das Risiko, sofern der Vertrag keine Anpassung der Pauschale vorsieht. Welches Modell gilt, sollte der Vertrag eindeutig regeln.

Welche Nebenkosten bei der Gewerbemiete umgelegt werden

Ausgangspunkt ist § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB: Der Vermieter hat „die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen“. Nebenkosten muss ein Mieter nur übernehmen, wenn der Mietvertrag das festlegt. Was dort stehen darf, ist bei Büros deutlich freier geregelt als bei Wohnungen.

Die Betriebskostenverordnung gilt direkt nur für Wohnraum

Verbindlich wird die Betriebskostenverordnung (BetrKV) über § 556 Abs. 1 BGB. Diese Vorschrift steht im Abschnitt über Mietverhältnisse über Wohnraum, also in den §§ 549 bis 577a BGB (§ 549 Abs. 1 BGB). Welche dieser Wohnraumregeln auch für Geschäftsräume gelten, legt § 578 BGB fest – § 556 ist dort nicht genannt. Für Büros gilt die BetrKV deshalb nicht unmittelbar.

In der Praxis spielt sie trotzdem eine große Rolle. Viele Gewerbemietverträge verweisen ausdrücklich auf die BetrKV oder übernehmen ihren Katalog; dann legt dieser Katalog fest, welche Kosten gemeint sind. Auch der Bundesgerichtshof zieht die Begriffe der Verordnung heran, um Nebenkostenklauseln in Gewerbemietverträgen auszulegen (BGH, Urteil vom 09.12.2009 – XII ZR 109/08).

Die 17 Positionen der Betriebskostenverordnung

§ 2 BetrKV zählt auf, was als Betriebskosten gilt. Verkürzt sind das die Kosten für:

1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung
5. Warmwasserversorgung
6. verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Betrieb von Personen- oder Lastenaufzügen
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Außenbeleuchtung und Beleuchtung gemeinsam genutzter Gebäudeteile
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Antennenanlage, Breitbandnetz oder Glasfaserverteilanlage
16. Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV

Nicht zu den Betriebskosten zählen nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten sowie die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung. Bei Wohnungen können sie deshalb nicht als Betriebskosten umgelegt werden.

Was im Gewerbe zusätzlich vereinbart werden kann

Weil die BetrKV für Büros nicht zwingend gilt, ist der Spielraum größer. Nach dem genannten BGH-Urteil können die Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung auch in einem vorformulierten Gewerbemietvertrag wirksam auf den Mieter umgelegt werden, ohne dass sie vorab beziffert oder der Höhe nach begrenzt sein müssen. Häufig finden sich in Büromietverträgen außerdem:

• Wartung von Lüftungs-, Klima- und Brandschutzanlagen
• Bewachung, Pförtner- oder Empfangsdienst
• Betrieb und Reinigung gemeinsam genutzter Flächen wie Foyer oder Teeküche
• Instandhaltung gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen

Ob eine solche Klausel im Einzelfall wirksam ist, hängt von ihrer Formulierung ab. Achten Sie darauf, dass jede Position konkret benannt ist – vage Sammelbegriffe wie „alle anfallenden Kosten des Objekts“ sind ein Warnsignal. Bei langen Laufzeiten oder hohen Beträgen lohnt sich eine anwaltliche Prüfung des Vertrags.

Heizkosten: Verbrauch zählt auch im Büro

Die Heizkostenverordnung gilt nach § 1 HeizkostenV für die Verteilung der Kosten zentraler Heizungs- und Warmwasseranlagen sowie der gewerblichen Wärmelieferung und unterscheidet dabei nicht zwischen Wohn- und Geschäftsräumen. Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum. Ihr eigenes Heizverhalten schlägt sich also direkt in der Abrechnung nieder.

Nebenkostenabrechnung im Gewerbe: Fristen und Nachzahlungen

Für Wohnungen gilt eine feste Regel: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Auf Geschäftsräume hat der Bundesgerichtshof diese Ausschlussfrist nicht übertragen (BGH, Urteil vom 27.01.2010 – XII ZR 22/07). Der Vermieter muss zwar in angemessener Zeit abrechnen, was regelmäßig ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums bedeutet. Eine verspätete Abrechnung führt aber nicht automatisch dazu, dass Nachforderungen ausgeschlossen sind. Eine feste Abrechnungsfrist können die Parteien im Vertrag vereinbaren.

Für Ihre Kalkulation heißt das: Planen Sie bei klassischen Büromieten einen Puffer für Nachzahlungen ein und prüfen Sie jede Abrechnung zeitnah. Die Abrechnungen der Vorjahre zeigen, ob die angesetzte Vorauszahlung realistisch ist.

Wann sich eine All-in-Miete für das Büro lohnt – und wann nicht

Ein Festpreis ist nicht automatisch günstiger. Er verschiebt vor allem Risiken: Schwankungen bei Energie- und Betriebskosten liegen beim Vermieter statt beim Mieter.

Für einen Festpreis spricht

• Sie kennen Ihre Bürokosten von Anfang an, eine Nachzahlung am Jahresende gibt es nicht.
• Steigende Heiz- oder Stromkosten erreichen Sie nicht über eine Abrechnung, solange der Preis fest vereinbart ist.
• Sie verwalten einen Vertrag statt mehrerer – Energie, Internet und Reinigung organisiert der Vermieter.
• Bei kleinen Flächen und kurzen Laufzeiten fallen Möbel- und Anschlusskosten besonders ins Gewicht; im möblierten All-in-Büro entstehen sie nicht.

Gegen einen Festpreis spricht

• Sie bezahlen Leistungen mit, die Sie eventuell nicht brauchen, etwa Möbel, wenn Sie eigene haben.
• Wer sehr sparsam heizt und wenig Strom verbraucht, profitiert davon nicht direkt.
• Bei großen Flächen und langen Laufzeiten ist eine klassische Anmietung mit eigener Einrichtung oft günstiger.
• Auch Festpreise können sich ändern – prüfen Sie, ob und wie der Vertrag Preisanpassungen zulässt.

Mit welchen Quadratmetermieten Sie in Hannover rechnen müssen und wie ein Kostenvergleich für ein kleines Büro konkret aussieht, zeigt der Ratgeber Was kostet ein Büro in Hannover?

Checkliste: Büroangebote vergleichbar machen

Mit diesen Fragen bringen Sie Angebote mit Kaltmiete, Warmmiete und All-in-Preis auf eine gemeinsame Basis:

1. Fläche: Wie groß ist die Mietfläche, und sind Anteile an Fluren, Küche oder Sanitärräumen eingerechnet?
2. Preisbasis: Ist der Preis kalt, warm, pauschal oder all-in angegeben – und netto oder brutto?
3. Nebenkostenmodell: Vorauszahlung mit Abrechnung oder feste Pauschale?
4. Umlagekatalog: Welche Positionen sind konkret genannt? Verweist der Vertrag auf die BetrKV, und was kommt darüber hinaus hinzu, etwa Verwaltung oder Wartung?
5. Verteilerschlüssel: Wird nach Fläche, Verbrauch oder Einheiten verteilt, und wer trägt die Kosten leerstehender Flächen?
6. Vorjahresabrechnung: Wie hoch waren die tatsächlichen Nebenkosten zuletzt, und passt die Vorauszahlung dazu?
7. Nicht enthaltene Kosten: Strom der eigenen Räume, Internet, Telefon, Reinigung der Büroräume, Parkplatz, Möbel?
8. Umsatzsteuer: Wird Umsatzsteuer berechnet, und können Sie die Vorsteuer abziehen?
9. Preisanpassung: Gibt es eine Staffel- oder Indexklausel, und wie werden Pauschalen oder Festpreise angepasst?
10. Laufzeit und Kündigung: Wie lange sind Sie gebunden, und welche Frist gilt?
11. Einmalkosten: Kaution, Einrichtung, Anschlussgebühren, Umzug.
12. Gesamtkosten: Rechnen Sie alle Posten auf einen Monatsbetrag pro Arbeitsplatz um – erst dann ist der Vergleich fair.

So rechnet Leineraum ab

Leineraum ist eine Marke der GoBüro24 GmbH. Die Einzelbüros in Langenhagen und in der Wedemark kosten einen Festpreis von 499 € pro Monat zzgl. MwSt., eine Nebenkostenabrechnung gibt es nicht. Enthalten sind Möblierung, Strom, Heizung, Highspeed-WLAN, die Teeküche und die Reinigung der Gemeinschaftsflächen, an diesen beiden Standorten auch kostenlose Parkplätze. Für die größeren Einheiten in der Wedemark und die Räume in Hildesheim gilt ebenfalls ein All-in-Preis, der auf Anfrage genannt wird. Die Laufzeit beginnt bei drei Monaten. Mehr dazu unter möblierte Büros bei Hannover und auf der Seite zum Standort Wedemark.

Kurz zusammengefasst

• Kaltmiete ist die reine Flächenmiete, die Warmmiete enthält zusätzlich Vorauszahlungen auf Betriebs- und Heizkosten, die All-in-Miete bündelt Fläche, Nebenkosten und vereinbarte Leistungen zu einem Festpreis.
• Nebenkosten zahlen Sie nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB).
• Die Betriebskostenverordnung gilt unmittelbar nur für Wohnraum, wird aber in vielen Büromietverträgen vereinbart.
• Im Gewerbe können zusätzlich etwa Verwaltungskosten umgelegt werden, wenn der Vertrag das vorsieht.
• Bei zentraler Heizung werden die Heizkosten auch im Büro zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt.
• Die zwölfmonatige Ausschlussfrist für Nachforderungen aus dem Wohnraummietrecht gilt für Geschäftsräume nicht.
• Vergleichen Sie Angebote über die monatlichen Gesamtkosten pro Arbeitsplatz.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu einem konkreten Mietvertrag wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, bei steuerlichen Fragen an Ihre Steuerberatung.

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch: § 535, § 549, § 556 und § 578 BGB
• Betriebskostenverordnung: § 1 und § 2 BetrKV
• Heizkostenverordnung: § 1 und § 7 HeizkostenV
• BGH, Urteil vom 09.12.2009 – XII ZR 109/08 (Verwaltungskosten in Gewerbemietverträgen)
• BGH, Urteil vom 27.01.2010 – XII ZR 22/07 (Abrechnungsfrist bei Geschäftsräumen)